7 avantages compétitifs de rédiger des rapports d'intervention

Si vous dirigez une entreprise de bâtiment accompagné d’une équipe ou même en étant seul, il est primordial de conserver une trace détaillée de chacune de vos interventions. Vous en tirerez plusieurs avantages, notamment :

• En cas d'oubli, de doute, de litige, vous avez une trace écrite qui vous servira de preuve irréfutable pour vos actions effectuées, vos heures de passage (très utiles en cas d'impayés), etc.
• Si un client vous réclame dans le futur un duplicata de votre passage.
• Dans le cas où vous auriez besoin de vous remémorer les tâches que vous ou votre technicien avez effectuées à une date précise.

2 - Facturez facilement et rapidement

La deuxième raison de rédiger des rapports d’intervention de manière systématique est liée à la facturation. En réalité, plus vite vous récupérez les rapports d'intervention de vos techniciens, plus vite vous pourrez facturer vos clients en augmentant les chances d’être payé. Inversement, plus vous mettez du temps à facturer, plus vous risquez de ne pas être réglé.
Aussi, vous aurez plus de facilité à facturer en vous basant sur un rapport d’intervention (détail des heures effectuées, des pièces changées) plutôt que de le faire aléatoirement.

“À partir du moment où vous embauchez des techniciens, ils deviennent responsables de l'image de votre société devant chaque client, et c'est une lourde responsabilité.”

3 - Dîtes adieu aux impayés

En cas de litige, sans preuve, vous perdez à tous les coups et vous n’êtes pas en mesure de réclamer vos droits auprès de vos clients. Par ailleurs, dès le moment où le nombre d’interventions augmente, leur suivi devient compliqué si celles-ci ne sont pas documentées sur un rapport d’intervention.
Un autre avantage est celui d’avoir une clause légale avec la signature de votre client qui reconnaît les opérations réalisées sur vos rapports d’intervention. Ceci signifie que vous disposez d’une preuve légale de l’acceptation de vos actions par votre client. Ainsi, vous aurez les armes nécessaires en cas de retard ou de refus de paiement. Aux armes techniciens !

4 - Contrôlez le travail de vos techniciens

Dès lors que vous embauchez des techniciens, ils deviennent garants de l'image de votre société devant chaque client ce qui représente une lourde responsabilité. En remplissant systématiquement des rapports d'intervention détaillés, vous gardez un œil sur le travail de vos techniciens, sur la cohérence de leur réalisation et sur l’avancement global de vos projets. Un petit contrôle de temps à autre ne fera pas de mal. Au contraire, il motive davantage vos techniciens à fournir un travail de qualité.

5- Améliorez la satisfaction de vos clients

C'est automatique, si vous joignez un rapport d'intervention à chacune de vos factures, votre client sera heureux car vous lui faciliteriez la vie en lui indiquant concrètement pourquoi il paie et à quoi correspond votre facture. Cette simple action diminue le délai de règlement de vos factures et améliore votre professionnalisme. À vous de jouer...

6- Mesurez votre activité

Chaque fin de semaine, de mois ou d'année, il peut être intéressant pour vous de comptabiliser (grâce à un simple tableau Excel par exemple) le nombre d'interventions que vous avez effectué, votre chiffre d'affaires réalisé. Cela vous permettra de comparer et d'améliorer les performances de votre activité. Vous pourrez aussi vous fixer des objectifs car retenez que sans métriques on ne peut pas fixer d'objectifs réalistes.

7- Construisez votre image de marque

En rédigeant un rapport d'intervention de façon rigoureuse et systématique tout en joignant vos rapports à vos factures agrémentées d'un logo (sur vos rapports d'intervention par exemple), vous améliorez votre image de marque aux yeux de vos clients. Lorsqu'une autre société tentera de vous faire de la concurrence, l'écart creusé par votre notoriété empêchera votre client de changer de prestataire.

Conclusion

Rédigez des rapports 😉
Maintenant que vous connaissez les avantages des rapports d’intervention, c’est à vous de jouer ! Rédigez des rapports, vous verrez vite la différence 😉
Et n’hésitez pas à nous dire comment ils ont changé votre quotidien 📈

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