Appel d'offres BTP : pièces, critères et go/no-go

Beaucoup d'entreprises du bâtiment répondent à tout, gagnent peu et chiffrent mal les affaires qu'elles remportent. Une méthode de tri en cinq critères change à la fois le taux de réussite et la marge des chantiers obtenus.

01 - DéfinitionDéfinition

Définition — Appel d'offres

Un appel d'offres est une procédure de mise en concurrence par laquelle un maître d'ouvrage sollicite des offres chiffrées auprès de plusieurs entreprises, sur la base d'un dossier de consultation, puis attribue le marché selon des critères annoncés à l'avance.

Aussi appelé : consultation, mise en concurrence, AO.

Dans la commande publique, la procédure est encadrée par le code de la commande publique. Dans le privé, elle est libre, mais reprend généralement les mêmes étapes : dossier de consultation, remise des offres, analyse, négociation éventuelle, attribution.

02 - CalculLes pièces du dossier de consultation

Le dossier de consultation des entreprises rassemble les pièces contractuelles et techniques. Leur lecture conditionne la justesse du chiffrage.

Pièce	Contenu	Ce qu'elle détermine
Règlement de consultation	Modalités de remise, critères de jugement, délais	La décision de répondre et la stratégie de prix
CCAP	Clauses administratives : paiement, pénalités, retenue, révision	Le risque financier et de trésorerie du marché
CCTP	Prescriptions techniques par lot	Le chiffrage et les hypothèses d'exécution
DPGF ou bordereau	Décomposition du prix global et forfaitaire	La structure de la réponse chiffrée
Plans et pièces graphiques	Géométrie, réservations, contraintes de site	Les quantités et les conditions d'exécution
Planning prévisionnel	Phasage et durées imposées	La capacité à tenir, donc les pénalités encourues

Le CCAP est la pièce la plus souvent survolée et celle qui détermine le plus lourdement le risque du marché.

Les clauses de pénalités, de retenue de garantie et de révision de prix se lisent avant de chiffrer, pas après avoir gagné. Un marché attribué à bon prix avec des pénalités disproportionnées reste un mauvais marché.

03 - ExempleExemple : le coût réel d'une réponse

Réponse à un appel d'offres de travaux CVC de 400 000 €, entreprise de 14 salariés.

Poste	Temps	Coût
Lecture du dossier et visite de site	6 h	330 €
Métrés et quantitatifs	12 h	660 €
Consultations fournisseurs et sous-traitants	8 h	440 €
Chiffrage et sous-détails de prix	10 h	550 €
Mémoire technique	8 h	440 €
Constitution administrative du dossier	4 h	220 €
Total	48 h	2 640 €
Coût par affaire gagnée à 20 % de réussite	—	13 200 €

Coût horaire chargé retenu : 55 € pour du temps de bureau d'études et de direction.

À 20 % de taux de réussite, chaque affaire gagnée porte 13 200 € de coût commercial, soit 3,3 % du montant du marché. Ce coût doit figurer dans les frais généraux, sinon il est financé par la marge des chantiers sans que personne ne le voie.

Diviser par deux le nombre de réponses en doublant la sélectivité produit généralement le même nombre d'affaires gagnées, pour la moitié du coût commercial et un meilleur chiffrage.

04 - RepèresLes cinq critères de la décision go ou no-go

Le tri se fait en trente minutes, avant d'engager la moindre heure de chiffrage.

Compétence Le marché correspond-il à ce que l'entreprise sait faire couramment ? Un lot atypique se chiffre mal et s'exécute encore moins bien.

Capacité Le plan de charge peut-il absorber ce chantier aux dates imposées ? Gagner une affaire qu'on ne peut pas tenir coûte des pénalités et un client.

Concurrence Combien d'entreprises consultées, et lesquelles ? Au-delà de six concurrents sur un lot standard, la probabilité de gagner à un prix correct s'effondre.

Conditions Pénalités, délais de paiement, retenue, révision de prix. Les clauses du CCAP peuvent rendre un marché rentable sur le papier et dangereux en trésorerie.

Relation Le maître d'ouvrage est-il connu ? Un client déjà servi, ou un maître d'œuvre avec qui la relation existe, multiplie les chances et réduit les mauvaises surprises.

Notre article les questions à se poser avant de répondre à un appel d'offres détaille cette grille de décision.

05 - DistinctionsÀ ne pas confondre avec

Quatre notions du cycle commercial à distinguer.

Terme	La différence avec l'appel d'offres
Devis	Le devis est la proposition chiffrée de l'entreprise. L'appel d'offres est la procédure qui l'a sollicitée, en concurrence.
Bordereau de prix unitaires	C'est une des formes de la réponse chiffrée, utilisée quand les quantités ne sont pas figées à la commande.
Pipeline commercial	Le pipeline suit toutes les affaires en cours, appels d'offres compris, pondérées par leur probabilité.
Marché à bons de commande	C'est une forme de contrat attribuée à l'issue d'un appel d'offres, sans engagement de volume ferme.

06 - ErreursLes erreurs fréquentes

1 Répondre à toutUn taux de réussite faible n'est pas une fatalité de marché : c'est le résultat d'une sélection insuffisante. Le temps dispersé sur dix dossiers produit dix chiffrages approximatifs.

2 Ne pas lire le CCAP avant de chiffrerPénalités journalières, délais de paiement, retenue de garantie, absence de révision de prix : ces clauses transforment la rentabilité d'un marché plus sûrement qu'une remise fournisseur.

3 Négliger le mémoire techniqueSur les marchés jugés à la valeur technique, le mémoire pèse souvent autant que le prix. Un mémoire générique fait perdre des marchés que le chiffrage aurait gagnés.

4 Ne pas mesurer son taux de réussiteSans suivi des réponses, des résultats et des écarts de prix avec l'attributaire, l'entreprise ne sait pas si elle est trop chère, mal positionnée ou simplement mal ciblée.

07 - PilotageFaire de la réponse un processus, pas une urgence

Le suivi minimal tient en quatre colonnes : dossier, décision go ou no-go, résultat, écart de prix avec l'attributaire lorsqu'il est communiqué. Après vingt dossiers, la lecture est sans appel sur le positionnement de l'entreprise.

La bibliothèque de prix est le second levier. Un chiffrage qui repose sur des sous-détails de prix à jour se produit deux fois plus vite et vaut nettement mieux qu'un chiffrage reconstitué à chaque dossier.

Enfin, le mémoire technique gagne à être capitalisé : moyens humains, références, méthodologie, sécurité, environnement. Seule la partie propre au chantier doit être rédigée à chaque fois.

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08 - QuestionsQuestions fréquentes

Comment répondre à un appel d'offres dans le bâtiment ? +

Après une décision go ou no-go, il faut lire le règlement de consultation et le CCAP, réaliser les métrés, consulter les fournisseurs, chiffrer, rédiger le mémoire technique et constituer le dossier administratif dans les délais imposés.

Combien coûte une réponse à un appel d'offres ? +

Entre 800 € pour un petit lot et plus de 5 000 € pour un marché complexe, en temps interne. Rapporté au taux de réussite, ce coût représente couramment 2 à 4 % du montant des affaires gagnées.

Faut-il répondre à tous les appels d'offres ? +

Non. Cinq critères permettent de trier : adéquation avec les compétences, capacité du plan de charge, nombre et nature des concurrents, clauses du CCAP et connaissance du maître d'ouvrage.

Quelle est la pièce la plus importante d'un dossier de consultation ? +

Le CCAP, qui fixe les pénalités, les délais de paiement, la retenue de garantie et la révision de prix. Il détermine le risque financier du marché bien plus que le CCTP.

09 - Aller plus loinTermes liés

DevisL'offre chiffrée qui engage l'entreprise une fois signée. Sous-détail de prixLa décomposition d'un prix unitaire poste par poste. Bordereau de prix unitairesLa liste contractuelle des prix par ouvrage élémentaire. Révision de prixL'ajustement contractuel des prix en fonction d'un indice. Pénalités de retardLes intérêts dus par un client qui paie après l'échéance. Taux de transformationLa part des devis envoyés qui aboutissent à une signature.

Retrouvez les 163 termes du dictionnaire de la gestion d'entreprise du bâtiment, classés par famille.

Sources

Légifrance, code de la commande publique - legifrance.gouv.fr
Service-public.fr, marchés publics et candidature des entreprises - service-public.fr
Fédération Française du Bâtiment, réponse aux marchés - ffbatiment.fr

Appel d'offres : fonctionnement, pièces et décision de répondre