Fiche de poste secrétaire technique BTP : le modèle complet à copier

Le métier en 30 secondes

La secrétaire technique est l'interface entre les clients, les techniciens et la direction. Elle reçoit les demandes d'intervention, qualifie l'urgence, construit et ajuste le planning, prépare les devis à partir des éléments remontés du terrain, suit les rapports d'intervention et déclenche la facturation.

Elle est rattachée au dirigeant ou au responsable d'agence, et travaille quotidiennement avec les techniciens, le chargé d'affaires et le comptable. Dans une entreprise de moins de vingt salariés, elle est souvent la seule fonction support, ce qui explique l'étendue réelle du poste.

Une spécificité mérite d'être écrite noir sur blanc : ce poste exige de comprendre le vocabulaire technique du métier. Une secrétaire qui ne fait pas la différence entre un dépannage et une visite d'entretien, ou qui ne sait pas quelle question poser au client au téléphone, envoie le mauvais technicien avec les mauvaises pièces. C'est ce qui distingue une secrétaire technique d'une secrétaire administrative.

La fiche de poste type

Voici un modèle complet, à reprendre et à adapter à votre organisation. Le bouton copie l'ensemble du bloc dans votre presse-papier.

Décochez les lignes qui ne correspondent pas à votre organisation : le bouton ne copie que les lignes cochées. Ajoutez une clause précisant que la liste des missions n'est pas exhaustive si vous remettez la fiche au salarié.

Formation et outils

Aucune habilitation réglementaire n'encadre ce poste. Les prérequis réels tiennent donc à la formation, à la connaissance du secteur et surtout à la maîtrise des outils, qui est le vrai facteur de réussite ou d'échec sur ce recrutement.

Les parcours de formation

Le bac professionnel AGOrA, le BTS gestion de la PME et le BTS support à l'action managériale constituent les voies classiques. Mais le diplôme n'est pas le meilleur prédicteur : une assistante venue d'un autre secteur avec une forte appétence technique réussira mieux qu'une candidate diplômée qui n'a jamais entendu parler d'un groupe extérieur ou d'une chaudière murale.

Les outils à maîtriser

C'est ici que se joue la performance du poste. Listez précisément dans votre fiche :

• Le logiciel de gestion d'interventions de l'entreprise : c'est l'outil central, celui où vivent le planning, les devis, les rapports et la facturation.
• Le tableur, pour les suivis que l'outil métier ne couvre pas.
• La messagerie et l'agenda partagé, souvent sous-estimés alors qu'ils structurent la journée.
• Le logiciel de comptabilité si le poste inclut la préparation des pièces, ou l'interface d'échange avec le cabinet comptable.

Le cadre conventionnel

Le poste relève selon les cas des employés ou des ETAM du bâtiment. Le coefficient attribué détermine le minimum conventionnel applicable, revalorisé chaque année par accord régional. Vérifiez la grille en vigueur dans votre région avant de fixer la rémunération.

Rémunération d'une secrétaire technique BTP en 2026

Le détail chiffré, avec le minimum conventionnel opposable et l'écart entre les sources de marché disponibles, est sur notre grille de salaire détaillée pour ce métier.

Trois facteurs font monter la valeur d'un profil sur ce poste. La polyvalence comptable d'abord : une personne qui prépare les pièces et fiabilise le lettrage évite des heures de cabinet. La maîtrise réelle du logiciel métier ensuite, qui divise par deux le temps de traitement d'une intervention. La capacité à planifier enfin : dès qu'elle organise seule les tournées de plusieurs techniciens, le poste se rapproche de celui de chargé de planification et se rémunère en conséquence.

C'est un poste sur lequel les entreprises économisent à tort. Le coût d'un mauvais recrutement se mesure en interventions mal planifiées, en devis jamais relancés et en factures parties en retard.

Comment recruter une secrétaire technique

Où les trouver

• Les candidatures spontanées et la cooptation : sur ce poste, le bouche-à-oreille local fonctionne mieux que les jobboards généralistes.
• Les entreprises voisines du même secteur : une assistante qui connaît déjà le vocabulaire technique est opérationnelle en quelques semaines au lieu de plusieurs mois.
• Les reconversions depuis l'accueil, le commerce ou le service client : le sens du client s'acquiert difficilement, la technique s'apprend.
• L'alternance en BTS gestion de la PME, qui permet de former quelqu'un à vos process et à vos outils.

Ce qu'il faut tester en entretien

• La mise en situation téléphonique. « Un client appelle, il n'a plus de chauffage, il est en colère. Que lui dites-vous ? » Vous observez la capacité à calmer, à qualifier et à s'engager sans promettre l'impossible.
• L'arbitrage de planning. « Trois urgences arrivent le même matin et vous avez deux techniciens disponibles. Comment décidez-vous ? » Vous cherchez une logique de priorisation, pas la bonne réponse.
• Le rapport aux outils. Demandez de décrire concrètement le circuit d'une intervention dans son ancien logiciel, de la création à la facture. Les réponses vagues trahissent une pratique superficielle.
• L'écrit. Faites rédiger un courriel de relance client de cinq lignes. Ce poste écrit toute la journée au nom de l'entreprise.

Les signaux d'alerte

• Un désintérêt marqué pour la dimension technique : « je m'occupe uniquement de l'administratif » annonce des interventions mal qualifiées.
• Une difficulté à gérer l'interruption : le poste est fait d'appels qui coupent les tâches en cours.
• L'évitement du conflit au point de ne jamais oser relancer un client sur un impayé.
• Une orthographe approximative sur le courriel test : chaque écrit engage l'image de l'entreprise.

Les erreurs classiques dans cette fiche de poste

• Écrire « tâches administratives diverses ». C'est la formule qui vide la fiche de tout contenu et rend impossible l'évaluation comme la délimitation des responsabilités.
• Oublier la planification. Si le poste organise les tournées des techniciens, c'est la mission la plus lourde et la plus stratégique : elle doit apparaître en premier, pas en dernier.
• Ne pas nommer les outils. Un candidat ne peut pas s'auto-évaluer sur un poste dont il ignore l'environnement logiciel, et vous ne pouvez pas tester ce que vous n'avez pas écrit.
• Sous-estimer le volet relation client. Cette personne parle plus souvent à vos clients que vous. Écrire « accueil téléphonique » ne rend pas compte de cette responsabilité commerciale de fait.
• Confondre le poste avec celui d'assistante de gestion. Si vous attendez la facturation, la relance et la préparation comptable, dites-le : ce sont des compétences distinctes et elles se rémunèrent.

Questions fréquentes

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Voir aussi les 43 modèles de fiches de poste et notre page dédiée au logiciel de gestion pour les TPE et PME du bâtiment.