Trackdéchets et BSFF : le guide pour les frigoristes et climaticiens

Vendredi, 17 h. Votre technicien rentre au dépôt avec une bouteille de récupération : 2,4 kg de R410A tirés d'un split déposé le matin chez un particulier. Lundi, il faut la rapporter au distributeur. Sauf que le BSFF n'existe pas encore : « le client n'a pas de compte », le distributeur ne sort pas dans la recherche, et la bouteille a déjà roulé sans que personne ait signé.

Aucun de ces trois blocages n'est une fatalité. Le premier repose sur une idée fausse : un particulier n'a jamais à s'inscrire sur Trackdéchets. Le deuxième se règle une fois pour toutes, en vérifiant l'inscription de vos points de reprise avant d'en avoir besoin. Le troisième est une question d'ordre : sur un BSFF, le déchet ne circule pas tant que l'émetteur et le transporteur n'ont pas signé, et si c'est vous qui roulez, vous signez les deux parties avant de partir.

Le sujet n'a rien de marginal. En 2025, 70 089 BSFF ont été créés dans Trackdéchets, contre 3 036 en 2022, l'année où beaucoup d'articles situent encore, à tort, le début de l'obligation. Ce guide remet les dates, les rôles et les montants au bon endroit, puis déroule le bordereau sur les situations que vous rencontrez chaque semaine.

01 - Le cadreTrackdéchets et BSFF en clair

Trackdéchets est l'application gratuite du ministère de la Transition écologique qui sert de « système de gestion des bordereaux de suivi de déchets » prévu par l'article R541-45 du code de l'environnement. Pour les fluides frigorigènes, le bordereau électronique s'appelle le BSFF, bordereau de suivi des fluides frigorigènes. Il est obligatoire depuis le 1er janvier 2023, date d'entrée en vigueur de l'arrêté du 26 juillet 2022 qui en fixe le contenu, et il a remplacé l'annexe 1 du Cerfa 15497*02.

La chronologie ci-dessous explique pourquoi tant de sources se trompent de date : les déchets dangereux « classiques » et l'amiante sont passés au bordereau électronique un an avant les fluides.

Sources : ecologie.gouv.fr (page traçabilité, mise à jour du 10 décembre 2025), Legifrance, FAQ Trackdéchets et page « Nouveautés BSFF », présentation DGPR du 19 janvier 2023.

02 - Le déclencheurQuand un fluide récupéré doit passer par un BSFF

Seuls les fluides frigorigènes qui ont le statut de déchet se tracent dans Trackdéchets. Un fluide récupéré puis réemployé sans opération de traitement n'est pas concerné, et c'est à l'entreprise de déterminer, intervention par intervention, si le fluide est un déchet. La FAQ de la DGPR de février 2024 donne la règle pratique : un fluide récupéré qui sort du site où il a été récupéré devient un déchet dangereux, sauf dans les cas de réemploi qu'elle énumère.

Sources : DGPR, FAQ Fluides frigorigènes fluorés (mise à jour février 2024), p. 6 et 7 ; FAQ Trackdéchets, fluides frigorigènes, informations générales et questions fréquentes.

Ce guide traite du déchet de fluide. Les obligations qui encadrent la manipulation elle-même (contrôles d'étanchéité, interdictions de mise sur le marché, calendrier européen) relèvent du règlement F-Gas, détaillé dans notre guide sur la réglementation F-Gas 2026.

03 - Les rôlesQui s'inscrit, avec quel profil, et qui signe quoi

Sur un BSFF, l'entreprise frigoriste (l'opérateur) s'inscrit sur Trackdéchets avec le profil Producteur et signe comme émetteur. Les distributeurs, dépositaires, transporteurs et installations de traitement doivent aussi être inscrits et signer leur partie. Le client professionnel qui fait intervenir un opérateur extérieur n'a pas d'obligation d'inscription, et le particulier n'a jamais à s'inscrire.

Sources : FAQ Trackdéchets « Qui est concerné ? », pages opérateurs, détenteurs, transporteurs, distributeurs et dépositaires. Une destination de BSFF doit être inscrite avec le profil tri, transit et regroupement ou installation de traitement final.

Trois règles d'inscription qui évitent les blocages

• Le profil « Producteur » suffit à l'opérateur, et il comprend le transport de ses propres déchets dans les conditions de l'article R541-50. Le guide ADC3R et AFCE de mars 2023 recommandait « Opérateur intermédiaire + Transporteur » : c'est obsolète. Faut-il cocher en plus le profil Transporteur quand vous roulez avec vos bouteilles ? La FAQ actuelle ne l'exige pas, le guide de 2023 le recommandait : le point n'est pas tranché, vérifiez la FAQ opérateurs au moment de l'inscription.
• Un SIRET par établissement. Un SIRET inscrit ne se modifie pas : en cas d'erreur, on crée un nouvel établissement et on met l'ancien en sommeil. Seuls les établissements ouverts peuvent être visés, et l'adresse comme le code NAF viennent de la base SIRENE, à corriger auprès de l'INSEE. Pour un client multisite, utiliser un SIRET régional unique constitue une infraction aux obligations de traçabilité.
• Pas d'invitation automatique pour le BSFF. L'e-mail envoyé à un acteur non inscrit existe pour le bordereau des déchets dangereux classiques (BSDD), pas pour les autres. Si vous voulez que votre client professionnel voie ses bordereaux, prévenez-le vous-même.

04 - Le formulaireRemplir un BSFF : les quatre onglets

Un BSFF initial se crée dans Trackdéchets en quatre onglets : Déchet, Opérateur et détenteur, Transporteur, Destination. Ils reprennent ce qu'exige l'arrêté du 26 juillet 2022 : l'identité de l'émetteur, la description du déchet et de ses contenants, l'origine (quantité, département du lieu de collecte, détenteurs, numéros des fiches d'intervention), le transporteur et l'installation de destination. Pour créer le bordereau, le transporteur et la destination visés doivent déjà être inscrits.

Si vous voulez d'abord voir à quoi ressemble un bordereau complet, notre page BSFF : bordereau de suivi des fluides frigorigènes présente le modèle. Ce qui suit détaille les choix à faire dans chaque onglet.

Onglet 1 - Le déchet

• Le type d'émetteur : opérateur, ou détenteur de contenants sans fiche d'intervention.
• Le code déchet et la dénomination usuelle du fluide, par exemple R410A. Une seule dénomination par bordereau.
• La mention ADR (transport de marchandises dangereuses). Trackdéchets ne trouve pas le code ADR à votre place : sa saisie reste de la responsabilité de chaque acteur.
• Les contenants : numéro de chaque bouteille, volume en litres, obligatoire à la publication depuis le 25 août 2024, et masse.
• La quantité, réelle ou estimée.

La répartition de la troisième colonne vient du guide pratique ADC3R / AFCE (mars 2023) et de Qualiclimafroid, pas d'un texte ministériel ni de la FAQ Trackdéchets. Attention : la page générique de la FAQ « Quels sont les déchets concernés ? » omet le code 14 06 01*, pourtant proposé dans le formulaire du BSFF.

Le numéro de contenant est obligatoire, mais le champ est libre : une bouteille qui porte un numéro fabricant et un numéro distributeur peut recevoir les deux à la suite. Trackdéchets ne contrôle aucun doublon, et deux bouteilles de marques différentes peuvent avoir le même numéro. À l'inverse, on peut retrouver un BSFF à partir d'un numéro de contenant, ce qui rend l'inventaire de vos bouteilles réellement utile. Depuis le 21 octobre 2025, les champs texte sont limités à 250 caractères, sauf la mention ADR.

Onglet 2 - Opérateur et détenteur

Vous y indiquez le SIRET de l'opérateur, puis, pour chaque fiche d'intervention rattachée au contenant : le numéro de la FI, la quantité de fluide retirée en kilos, le code postal du lieu de collecte, et le SIRET et les coordonnées du détenteur de l'équipement, ou la case « particulier ». Pour un fluide autre que CFC, HCFC, HFC ou PFC, sans fiche d'intervention, la FAQ indique de saisir « N/A ».

Onglet 3 - Transporteur

• SIRET du transporteur, mode de transport (obligatoire à sa signature depuis le 25 août 2024) et immatriculation, de 4 à 12 caractères, à renseigner au plus tard au moment de la signature du transporteur.
• Si vous transportez vous-même, votre entreprise apparaît dans l'onglet Opérateur et dans l'onglet Transporteur, et vous cochez la case d'exemption de récépissé prévue par l'article R541-50.
• Plusieurs transporteurs successifs sont possibles depuis le 31 juillet 2024 (transport multimodal).
• Transporteur pas encore connu ? Vous pouvez publier le bordereau sans lui et l'ajouter au plus tard après la signature de l'émetteur.

Onglet 4 - Destination

Vous y visez l'installation qui reçoit la bouteille, avec son SIRET, un contact et le code de l'opération de traitement prévue, choisi parmi D10, D13, D14, D15, R1, R2, R3, R5, R12 et R13. Le numéro de CAP est optionnel. Quand vous déposez chez un distributeur ou un dépositaire, c'est lui, premier destinataire, que vous visez : il renseignera ensuite l'installation de traitement sur son propre bordereau.

Source : FAQ Trackdéchets, « Les BSFF spécifiques (suites) ». Les autres codes de la liste correspondent à des destinations sans bordereau suite dans la documentation consultée.

05 - La chaîneSigner un BSFF : l'ordre qui fait circuler la bouteille

Un BSFF se signe dans un ordre fixe : l'émetteur à l'enlèvement, puis le transporteur à la prise en charge, puis l'installation de destination en trois temps, réception, acceptation et traitement. Tant que le bordereau n'est pas signé, les déchets ne peuvent pas circuler. Un opérateur qui transporte lui-même ses bouteilles doit donc signer les deux premières parties avant de prendre la route.

Source : FAQ Trackdéchets, « Signer un BSFF » et page opérateurs.

Ce qui se modifie encore, et par qui

Source : FAQ Trackdéchets, « Modifier / supprimer un BSFF » et « Nouveautés BSFF » (évolution du 14 janvier 2025).

Deux situations reviennent souvent. Un contenant refusé : l'installation signe la réception, puis l'acceptation en cochant « Le déchet a été refusé » avec un motif, et le BSFF passe au statut « Refusé ». Une destination erronée découverte après la signature du transporteur : elle n'est plus modifiable. L'installation visée par erreur doit refuser le bordereau, et vous en recréez un correct. D'où l'intérêt de vérifier le SIRET du point de reprise avant de signer, pas au comptoir.

06 - Le terrainQuatre situations, du chantier au bordereau

Les règles précédentes se combinent différemment selon le client, le fluide et l'endroit où finit la bouteille. Les quatre cas ci-dessous couvrent l'essentiel de l'activité d'une entreprise de froid et de climatisation. Les quantités sont des exemples, les règles sont celles de la FAQ Trackdéchets et des textes cités.

07 - La mémoireLe registre : ce que Trackdéchets tient à votre place

Depuis le 5 mai 2025, le registre national des déchets est intégré à Trackdéchets, qui a remplacé l'ancien RNDTS. Pour les bordereaux dont la dématérialisation est obligatoire, dont le BSFF, la transmission via Trackdéchets vaut transmission au registre national : vous n'avez rien à redéclarer. Depuis le décret n° 2026-433 du 2 juin 2026, le délai pour déclarer au registre national est d'un mois, contre sept jours auparavant.

La page « Traçabilité des déchets » d'ecologie.gouv.fr, mise à jour le 10 décembre 2025, mentionne encore 7 jours : elle est antérieure au décret. L'article R541-43 en vigueur et la FAQ Trackdéchets confirment le délai d'un mois.

Le registre chronologique reste dû par les établissements qui produisent ou expédient des déchets, les collecteurs, les transporteurs et les installations de transit, de regroupement ou de traitement, avec un contenu fixé par l'arrêté du 31 mai 2021. Trackdéchets en propose les exports : registres entrant, sortant, transporté, géré et exhaustif, en CSV ou XLSX, ou par API. Votre registre sortant s'incrémente au moment de l'expédition du déchet. La FAQ annonce l'ajout de huit colonnes sur les détenteurs visés dans les fiches d'intervention et d'une colonne « N° de container » dans les registres sortant et exhaustif de l'opérateur et du détenteur. Pour faire tenir ce registre par un tiers, une délégation existe pour les déclarations au registre national.

Et la fiche d'intervention, le bilan annuel ?

Le ministère a présenté le 22 avril 2026 une application gratuite, « Fluides Frigorigènes », pour saisir les fiches d'intervention et établir le bilan des fluides chargés ou récupérés prévu par l'arrêté du 21 novembre 2025. Trois précisions officielles la situent :

• elle n'est pas obligatoire, et le Cerfa papier reste utilisable ;
• la page du ministère annonce une API permettant à Trackdéchets de récupérer les interventions pour générer les bordereaux, mais elle écrit « BSDD », vraisemblablement pour BSFF. Au 22 avril 2026, la connexion était « en cours de finalisation », et aucune source ne confirme son état au 16 septembre 2026 ;
• elle ne se connecte pas aux logiciels de gestion (export CSV uniquement) et n'accepte pas de saisie rétroactive.

L'arrêté du 21 novembre 2025 prévoit par ailleurs une déclaration annuelle, avant le 31 janvier, des quantités de fluides acquises, chargées, récupérées, cédées et traitées, et des stocks. Sa date d'application reste à vérifier sur Legifrance. Le sujet est traité dans notre guide de la déclaration annuelle des fluides frigorigènes.

08 - Le risqueLes sanctions : les vrais montants

Ne pas émettre, compléter ou envoyer un bordereau de suivi de déchets est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe (article R541-78 du code de l'environnement), soit 750 € au maximum pour une personne physique et 3 750 € pour une personne morale, qui encourt le quintuple. Cette contravention s'applique sans préjudice des délits de l'article L541-46, punis depuis le 24 avril 2024 de quatre ans d'emprisonnement et 150 000 € d'amende.

Montants : articles 131-13 et 131-41 du code pénal. Le montant pour une personne morale est calculé à partir de ces deux articles. Savoir si un défaut de BSFF relève en plus d'un délit de l'article L541-46, et de quel alinéa, est une question d'interprétation qu'aucune source officielle ne tranche.

09 - Les piègesLes 9 erreurs qui bloquent une bouteille ou exposent l'entreprise

La plupart des blocages sur un BSFF ne viennent pas de la plateforme mais d'une information fausse ou périmée, reprise d'un site à l'autre. Voici celles qui reviennent le plus, avec ce qui est vrai au 16 septembre 2026.

Deux autres approximations fréquentes : présenter le Cerfa 15497*02 comme la version en vigueur (c'est le 15497*04), et affirmer que le délai de déclaration au registre national est de 7 jours (1 mois depuis le décret n° 2026-433).

10 - L'actionPar où commencer lundi matin

Mettre une entreprise de froid en ordre sur Trackdéchets ne demande pas un projet, mais une série de vérifications qui tiennent dans la semaine. Dans l'ordre :

1. Vérifiez votre inscription : un compte par SIRET d'établissement qui émet des BSFF, avec le profil Producteur. Si un SIRET est faux, créez le bon et mettez l'ancien en sommeil : depuis le 28 juillet 2026, ses BSFF peuvent être transférés.
2. Donnez un accès au compte de l'entreprise à chaque personne qui signe, techniciens qui transportent les bouteilles compris. La FAQ prévoit par exemple, chez un transporteur, un compte administrateur et un compte collaborateur par chauffeur.
3. Listez vos points de reprise (distributeurs, dépôts partenaires, dépositaires) et vérifiez que chacun est inscrit avec le profil tri, transit et regroupement ou installation de traitement.
4. Faites l'inventaire des bouteilles de récupération au dépôt : numéro, volume en litres, fluide, date de première récupération, masse. Tout ce qui dépasse un mois ou fait passer le site au-dessus de 100 kg part en priorité.
5. Prévenez vos clients professionnels, surtout ceux sous contrat, qu'ils peuvent s'inscrire pour consulter leurs BSFF dans l'onglet « Suivi » : aucune invitation automatique ne leur sera envoyée.
6. Décidez de votre point de saisie : directement sur Trackdéchets, gratuit, ou depuis un logiciel connecté par API. La page « Nos partenaires » de Trackdéchets liste les éditeurs connectés, dont InterFast, sans préciser quels bordereaux chacun gère : posez la question à votre éditeur.
7. Inscrivez la personne qui gère les bordereaux à la formation officielle « Fonctionnement du BSFF pour les opérateurs de fluides frigorigènes », annoncée sur l'accueil de Trackdéchets le jeudi 17 septembre 2026 à 15 h.

11 - Les motsGlossaire : tous les termes en clair

12 - QuestionsFAQ : Trackdéchets et BSFF pour les frigoristes

13 - Pour conclureUn bordereau qui se prépare avant le chantier

Le BSFF a mauvaise réputation parce qu'on le découvre au mauvais moment : au comptoir du distributeur, bouteille en main. Presque tous les blocages se règlent pourtant en amont, une fois pour toutes. Un bon profil, des points de reprise vérifiés, des bouteilles dédiées à un fluide et numérotées, des clients prévenus, et un ordre de signature connu de chaque technicien.

Le reste est une affaire de saisie. Tant que la fiche d'intervention et le bordereau vivent dans deux outils qui ne se parlent pas, chaque kilo récupéré se tape deux fois. C'est là que se gagne le temps, et là que se glissent les erreurs de quantité ou de SIRET qu'on ne corrige plus après la signature du transporteur.

Cette semaine, commencez par le plus simple : sortez la liste de vos bouteilles de récupération au dépôt et vérifiez, pour chacune, où elle doit partir et si ce point de reprise est bien inscrit sur Trackdéchets.