DOE : dossier des ouvrages exécutés, contenu et délai

C'est la prestation la moins chiffrée et la plus coûteuse du chantier. Un DOE se constitue en quelques heures s'il est alimenté au fil de l'eau, et en plusieurs jours s'il est reconstitué après coup, alors que le solde est déjà bloqué.

01 - DéfinitionDéfinition

Définition — DOE

Le DOE, ou dossier des ouvrages exécutés, est l'ensemble des documents remis au maître d'ouvrage à l'achèvement des travaux pour décrire l'ouvrage tel qu'il a été réalisé : plans conformes à l'exécution, fiches techniques des équipements, procès-verbaux d'essais et notices d'entretien.

Aussi appelé : dossier des ouvrages exécutés, dossier des ouvrages exécutés DOE.

02 - CalculCe que contient un DOE de lot technique

Le contenu exact est fixé par le CCTP ou le CCAP de l'opération. Sur un lot technique, il s'organise presque toujours en cinq familles.

Famille	Pièces attendues	Quand la produire
Plans	Plans conformes à l'exécution, schémas de principe, repérage des réseaux	Au fil des modifications, jamais à la fin
Équipements	Fiches techniques, certificats, déclarations de performance	À la commande fournisseur
Essais et mesures	Procès-verbaux d'équilibrage, de débit, d'étanchéité, de mise en service	Le jour de l'essai, signé sur place
Exploitation	Notices d'entretien, périodicités, consignes de conduite	Avant la formation de l'exploitant
Garanties	Attestations constructeur, durées, points de contact	À la réception

Sur un chantier soumis à coordination SPS, le DOE se double d'un DIUO, distinct, qui traite des interventions ultérieures sur l'ouvrage.

La liste précise et le nombre d'exemplaires sont contractuels : ils figurent au CCTP. Un DOE incomplet au regard de cette liste est un DOE non remis.

03 - ExempleExemple : le coût réel d'un DOE reconstitué

Lot CVC de 68 000 €, réception prononcée avec réserve de fourniture du DOE. Comparaison entre deux façons de s'y prendre, à contenu identique.

Poste	DOE alimenté au fil de l'eau	DOE reconstitué après réception
Collecte des fiches techniques	0 h, classées à la commande	6 h, fournisseurs à relancer
Plans conformes à l'exécution	3 h, mis à jour au fil des modifications	11 h, relevé sur ouvrage fermé
Procès-verbaux d'essais	0 h, signés sur place	Réintervention pour refaire les mesures
Mise en forme et remise	4 h	5 h
Délai de libération du solde	À la réception	Décalé du temps de constitution du dossier

Les durées sont un ordre de grandeur d'exploitation, pas une donnée de marché.

L'écart de temps passé est réel mais secondaire. Le vrai coût est financier : tant que le DOE n'est pas remis, la réception reste assortie d'une réserve, le solde n'est pas mandaté et la retenue de garantie ne commence pas à courir.

Un DOE en retard immobilise une trésorerie qui n'a plus rien à voir avec le coût de sa constitution. C'est un sujet de trésorerie déguisé en sujet administratif.

04 - RepèresLes repères d'un DOE qui ne bloque rien

Quatre règles suffisent à ne jamais transformer un dossier en litige de fin de chantier.

Au fil de l'eau Le rythme de constitution. Chaque pièce est classée le jour où elle existe : à la commande pour une fiche technique, le jour de l'essai pour un procès-verbal.

Le CCTP La liste de référence. C'est lui, et non l'habitude de l'entreprise, qui fixe le contenu, le format et le nombre d'exemplaires exigés.

Une preuve de remise La remise se trace. Bordereau signé, accusé de réception, mention au procès-verbal : sans preuve, la remise est contestable et le solde reste bloqué.

Un responsable Le DOE a un propriétaire nommé. Un dossier qui n'est affecté à personne se constitue toujours après la réception, donc trop tard.

Aucune de ces règles ne coûte d'argent. Elles se décident au démarrage du chantier ou ne se décident jamais.

05 - DistinctionsÀ ne pas confondre avec

Trois dossiers de fin de chantier aux fonctions distinctes.

Terme	La différence avec le DOE
DIUO	Le dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage est établi par le coordonnateur SPS et traite de la sécurité des interventions futures. Le DOE décrit l'ouvrage tel qu'exécuté.
CCTP	Le CCTP décrit ce qui devait être fait, avant les travaux. Le DOE atteste de ce qui a été fait. Le second se lit en regard du premier.
PV de réception	Le procès-verbal de réception est l'acte juridique qui déclenche les garanties. Le DOE est une pièce livrable, dont l'absence est fréquemment portée en réserve sur ce procès-verbal.

06 - ErreursLes erreurs fréquentes

1 Ne pas le chiffrerLe DOE n'a presque jamais de ligne au DQE alors qu'il représente plusieurs journées de travail. Non chiffré, il est financé par la marge du chantier.

2 Le constituer après la réceptionReconstituer des plans conformes à l'exécution sur un ouvrage fermé, ou refaire des mesures après le départ des équipes, coûte plusieurs fois le temps d'une collecte au fil de l'eau.

3 Remettre sans preuveUn dossier déposé en réunion sans bordereau signé n'a pas de date de remise opposable. Le maître d'ouvrage peut soutenir ne l'avoir jamais reçu, et il n'existe rien pour le contredire.

4 Livrer une documentation génériqueUne notice de gamme au lieu de la fiche du modèle réellement posé, un schéma de principe au lieu du relevé conforme : le dossier est refusé, et le refus fait perdre un cycle de facturation entier.

07 - PilotageLe DOE est un sujet de trésorerie

Traiter le DOE comme une formalité administrative de fin de chantier est l'erreur de cadrage. Sa remise conditionne la levée d'une réserve, donc le mandatement du solde, donc le point de départ du délai de libération de la retenue de garantie. C'est une ligne de trésorerie, pas une ligne de secrétariat.

Le pilotage tient en une décision prise au démarrage : nommer un responsable du dossier et lui donner le moyen de classer chaque pièce le jour où elle est produite. Une photo de plaque signalétique prise à la pose, un procès-verbal d'essai signé sur place, une fiche technique enregistrée à la commande : rien de tout cela ne se retrouve plus tard.

Enfin, la remise doit être un événement daté et tracé, au même titre qu'une situation de travaux. Sans preuve de remise, l'entreprise ne peut pas démontrer qu'elle a levé la réserve, et le blocage du solde se prolonge sans qu'aucun interlocuteur ne soit en tort.

Constituez le DOE pendant le chantier, pas après

Photos horodatées, procès-verbaux signés sur site, fiches produits rattachées au chantier : InterFast rassemble les pièces au moment où elles existent.

Voir la gestion documentaire Voir les rapports d'intervention

08 - QuestionsQuestions fréquentes

Qu'est-ce que le DOE d'un chantier ? +

C'est le dossier des ouvrages exécutés : l'ensemble des documents décrivant l'ouvrage tel qu'il a été réalisé, remis au maître d'ouvrage à l'achèvement des travaux. Il contient les plans conformes à l'exécution, les fiches techniques, les procès-verbaux d'essais et les notices d'entretien.

Qui doit fournir le DOE ? +

Chaque entreprise fournit le DOE de son lot. Le maître d'œuvre en assure la collecte et la synthèse pour l'ensemble de l'opération, selon ce que prévoit le marché.

Que se passe-t-il si le DOE n'est pas remis ? +

L'absence de DOE est le plus souvent portée en réserve sur le procès-verbal de réception. Tant que la réserve n'est pas levée, le solde du marché n'est pas mandaté et le délai de libération de la retenue de garantie ne court pas.

Quelle différence entre DOE et DIUO ? +

Le DOE décrit l'ouvrage exécuté et sert à son exploitation. Le DIUO est établi par le coordonnateur SPS et traite de la sécurité des interventions ultérieures sur l'ouvrage. Ce sont deux dossiers distincts.

Le DOE doit-il être chiffré dans le devis ? +

Oui, dès lors que le CCTP l'exige. Il représente plusieurs journées de travail entre la collecte, la mise à jour des plans et la mise en forme. Sans ligne dédiée, ce temps est prélevé sur la marge du chantier.

09 - Aller plus loinTermes liés

CCTPLe cahier des clauses techniques particulières : votre obligation de résultat. Réception des travauxL'acte qui clôt le chantier et fait courir les garanties. RéservesLes défauts consignés à la réception, à lever pour débloquer le solde. Retenue de garantie5 % du montant bloqués pour couvrir d'éventuelles malfaçons. OPRLes opérations préalables à la réception, où se décident les réserves. Coordonnateur SPSLe préventeur désigné par le maître d'ouvrage dès que plusieurs entreprises interviennent.

Retrouvez les 163 termes du dictionnaire de la gestion d'entreprise du bâtiment, classés par famille.

Sources

Légifrance, CCAG travaux, arrêté du 30 mars 2021 - legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000043310421
INRS, coordination SPS et dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage - inrs.fr/metiers/btp/coordination-sps/outils.html
Service-public.fr, réception des travaux - service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31280

DOE : contenu, délai de remise et conséquences financières