Rapprochement facture-commande : méthode et enjeux

Livraisons partielles facturées en totalité, prix différents des conditions négociées, doublons de facturation, articles jamais reçus : ces écarts existent dans toutes les entreprises. Ils ne se voient que si quelqu'un rapproche.

01 - DéfinitionDéfinition

Définition — Rapprochement facture-commande

Le rapprochement facture-commande est le contrôle consistant à vérifier la concordance entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture fournisseur, tant sur les quantités que sur les prix, avant validation du paiement.

Aussi appelé : contrôle à trois voies, rapprochement à trois voies.

02 - CalculLes écarts les plus fréquents

Cinq types d'anomalies reviennent régulièrement.

Anomalie	Détection	Effet
Prix facturé supérieur aux conditions négociées	Comparaison facture / conditions	Marge réduite silencieusement
Livraison partielle facturée en totalité	Comparaison facture / bon de livraison	Paiement d'articles non reçus
Article non commandé facturé	Comparaison facture / commande	Charge indue
Double facturation	Contrôle des numéros de facture	Double paiement
Frais de port non prévus	Lecture des lignes annexes	Coût d'achat majoré

Ces anomalies ne relèvent généralement pas de la mauvaise foi mais d'erreurs de saisie ou de paramétrage tarifaire.

Le rapprochement protège aussi la relation fournisseur : signaler rapidement une anomalie est bien mieux reçu qu'un litige découvert six mois plus tard sur un relevé de compte.

03 - ExempleExemple : contrôle sur un mois

Entreprise réalisant 40 000 € d'achats mensuels, mise en place du rapprochement systématique.

Type d'écart	Nombre	Montant
Prix supérieurs aux conditions	7 factures	620 €
Quantités facturées non livrées	3 factures	340 €
Frais de port non prévus	5 factures	180 €
Article non commandé	1 facture	215 €
Total récupéré sur le mois	16 anomalies	1 355 €

Exemple illustratif fondé sur des ordres de grandeur couramment constatés lors de la mise en place d'un contrôle.

Rapporté à l'année, ce contrôle représente plus de 16 000 € de marge récupérée, pour un temps de traitement de quelques minutes par facture. C'est l'un des meilleurs rendements horaires de la gestion administrative.

04 - RepèresOrganiser le contrôle

Le rapprochement n'est efficace que s'il est systématique et rapide.

À la réception Le bon de livraison est contrôlé et signé sur le chantier, avec les réserves éventuelles. C'est la seule preuve de ce qui a été réellement reçu.

À la facture Comparaison des quantités et des prix avec la commande et le bon de livraison, avant validation pour paiement.

En cas d'écart Réclamation immédiate et blocage du paiement de la ligne litigieuse, pas de la facture entière.

05 - DistinctionsÀ ne pas confondre avec

Trois documents du cycle achat.

Terme	Rôle dans le rapprochement
Bon de livraison	Atteste de ce qui a été physiquement reçu. C'est la pièce centrale du contrôle.
Bon de commande	Atteste de ce qui a été demandé, aux conditions convenues.
Facture non parvenue	Un bon de livraison sans facture correspondante à la clôture constitue une facture non parvenue.

06 - ErreursLes erreurs fréquentes

1 Payer sans contrôlerLe règlement automatique des factures fournisseurs sans rapprochement laisse passer l'intégralité des anomalies. C'est un choix de gestion coûteux, souvent fait par manque de temps.

2 Ne pas récupérer les bons de livraisonUn bon de livraison resté sur le chantier ou perdu rend le contrôle impossible. La remontée des bons de livraison est la condition préalable de tout rapprochement.

3 Bloquer la facture entière pour un écart mineurBloquer 4 000 € de facture pour une anomalie de 60 € dégrade la relation fournisseur et retarde inutilement le traitement. Seule la ligne litigieuse doit être contestée.

07 - PilotageRendre le contrôle possible

Le principal obstacle au rapprochement est la circulation des documents : les bons de livraison restent sur les chantiers, les commandes sont passées par téléphone, les factures arrivent par courrier. Sans document, pas de contrôle.

La solution passe par la dématérialisation à la source : bon de livraison photographié et rattaché au chantier dès la réception, commande enregistrée avec ses conditions, facture rapprochée automatiquement. Le contrôle devient alors une vérification d'exception plutôt qu'une reconstitution.

Commandes, livraisons et factures rapprochées

InterFast permet d'enregistrer les commandes, de photographier les bons de livraison depuis le chantier et de contrôler les factures fournisseurs.

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08 - QuestionsQuestions fréquentes

Qu'est-ce que le rapprochement à trois voies ? +

C'est le contrôle croisé entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture fournisseur, portant à la fois sur les quantités et sur les prix. Il permet de détecter les écarts avant le paiement.

Quels écarts le rapprochement permet-il de détecter ? +

Principalement des prix facturés supérieurs aux conditions négociées, des livraisons partielles facturées en totalité, des articles non commandés, des doublons de facturation et des frais de port non prévus.

Comment organiser le rapprochement dans une PME du bâtiment ? +

En faisant contrôler et signer les bons de livraison sur le chantier à la réception, en enregistrant les commandes avec leurs conditions, puis en comparant chaque facture aux deux documents avant validation du paiement.

09 - Aller plus loinTermes liés

Bon de livraisonLe document qui atteste de la réception des marchandises. AchatsLe premier poste de coût d'une entreprise du bâtiment. Facture non parvenueUne charge engagée dont la facture n'est pas encore arrivée. Remise fournisseurLa réduction accordée par un fournisseur sur son tarif de base. StockLe matériel détenu et non encore consommé. Prix d'achat netLe prix réellement payé après toutes les remises.

Retrouvez les 163 termes du dictionnaire de la gestion d'entreprise du bâtiment, classés par famille.

Sources

Conseil national de l'Ordre des experts-comptables, contrôle interne des achats - experts-comptables.fr
Service-public.fr, facturation entre entreprises - entreprendre.service-public.fr

Rapprochement facture, bon de livraison et commande : méthode